La información eficaz

La información es un elemento fundamental a la hora de tomar decisiones en cualquier aspecto de la vida. El día a día de las compañías no escapa de esta lógica, por lo que es muy necesario tener aceitados los distintos canales de información para poder contar con los datos necesarios en cada uno de los casos.

En la lucha constante del mercado, ser rápido en la toma de decisiones es clave. Y tomar una decisión sobre resultados viejos puede ser contraproducente, e incluso lapidario.

El 95% de las empresas en la región trabaja con intermediarios “asociados” para distribuir sus productos en el canal tradicional (60% del consumo del continente). El hecho de trabajar con esos “brazos extendidos” en el negocio (Distribuidores, mayoristas, etc.), hace que los flujos de información tengan que ser pensados y diagramados con meticuloso detalle.

Es por ello, que los canales de información tienen que verse como un proceso integral que contenga las siguientes definiciones:

  • Requerimiento de la información:

Se debe definir con claridad qué información se va a pedir: el hecho de pedir por pedir puede entorpecer los procesos agregando tareas innecesarias. Además de que también genera una carga extra de trabajo al que genera esa información.

  • Definir la vía de envío:

Dependiendo del tamaño de la compañía y del tipo de intermediarios que se tengan, los modelos ideales pueden ir cambiando. El hecho de conocer las características de la fuerza de distribución hace que sepa hasta que punto de automatización puedo exigir. Por ejemplo, a un distribuidor de nivel nacional puedo requerirle una conexión constante automatizada mientras que a un distribuidor pequeño local probablemente lo mejor que puede pedirse sea una planilla de Excel de actualización quincenal.

También otra cosa importante es entender el peso específico que se tiene dentro de los intermediarios para poder exigirles condiciones: hay compañías que tienen un peso mayor al 70% de las ventas de sus Distribuidores, a los que directamente obligan a utilizar un determinado sistema, común para todos, y conectado al ERP.  Por otro lado, hay compañías cuyo peso especifico no llega ni al 10%, en donde la capacidad de negociar un intercambio de información es muy acotada, por lo que probablemente tengas que conformarte con poco.

  • Definir metodología de procesamiento:

Otro tema importante es tener un Plan para que cuando todos los datos lleguen a la empresa se puedan convertir en información útil para los usuarios. Es usual que mucha data valiosa duerma en las carpetas compartidas de las compañías por la falta de un plan de transformación y visualización de la misma.

  • Definir responsables:

Todo plan debe tener tareas y responsables. Muchas veces los encargados de estos pedidos de información son los mismos ejecutivos de venta, lo que genera roces adicionales en el día a día, haciendo que estas cuestiones queden relegadas ante los problemas cotidianos (más relacionados a la dinámica de las ventas, stocks, pagos, etc.). Es más exitoso desligar esta tarea en algún otro responsable para correr al comercial de ese rol y permitir que otro tenga trato directo con el responsable del distribuidor de entregar la información.

  • Definir Periodicidad:

Basándonos en los objetivos, las vías de envío, los eslabones de la cadena y los responsables de cumplir el plan, es muy importante dejar bien en claro el periodo de actualización de la información. No sólo para cumplir el plan según fechas, sino también tener el claro a la hora de tomar decisiones que tan actual es la información con la que se cuenta.

  • Definir qué va a mostrarse y cómo va a mostrarse:

El último paso es quizás el más importante de todos. La información no es simplemente un cúmulo de datos, sino que es el procesamiento y ordenamiento de estos datos. De nada sirve completar todos los pasos anteriores si al final del camino simplemente veo una tabla o un gráfico que no necesito y que no aporta a la toma de decisiones. Los indicadores por seguir tienen que estar alineados con los objetivos del negocio! ¿De que sirve ver el comportamiento de un SKU que no es estratégico para el negocio? ¿Por qué tendría cuadros de información  con productos que voy a discontinuar?

Son ejemplos burdos, pero sirven para demostrar que muchas veces menos es más, y cuanto más clave sea la información, más rápido voy a poder encontrar el dato que necesito para tomar una decisión correcta. Para bucear en la base, tengo que entender primero en qué mar tengo el problema, sino es simplemente buscar una aguja en un pajar.

También es importante decir que la revolución digital en la que estamos inversos hace que sea más fácil contar con información en forma inmediata permitiéndonos tomar decisiones más acertadas en un menor tiempo. Sin embargo, estas ventajas, podrían volverse a en tu contra cuando no se define correctamente los puntos explicados anteriormente.

Supongamos un ejecutivo de ventas, que tiene 10 distribuidores a cargo, recibe la información diaria de ventas de todos ellos, pero en distintos formatos: ¿Cuánto tiempo le llevaría a este recurso normalizar la información? ¿Cuáles son los principales indicadores que tiene que ver? ¿Cuán rápido se podrían tomar decisiones sobre los números arrojados? ¿Seguirá teniendo vigencia ese análisis? O más importante…¿lo va a poder hacer?

La situación actual brinda muchas alternativas para poder explotar la data que llega a las compañías, el no hacer nada no es una opción. Las empresas que mejor explotan sus informaciones disponibles están en una situación ventajosa con respecto a los competidores que no lo hacen, porque simplemente están tomando mejores decisiones en tiempos más cortos.

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